C’est souvent depuis la France que sont pilotées les équipes EMEA des filiales d’Europe du Sud, d’Afrique, du Moyen Orient, voire dans certains cas d’Amérique Latine. Pour le manager d’un département commercial ou d’une équipe projet en poste à des milliers de kilomètres, le téléphone, internet et les outils collaboratifs sont des auxiliaires indispensables. Les bonnes pratiques aussi…
Bonne nouvelle, vous venez d’avoir une promotion. Et quelle promotion ! Vous voilà à la tête du secteur EMEA de votre direction (au choix, commerciale, informatique, financière, etc). Une fois expliqué à votre famille qu’elle va vous voir moins souvent le soir à diner (mais qu’en revanche, grâce à vos miles, les prochaines vacances vont être formidables), vous prenez soudain conscience que vos cours de management n’ont pas abordé ce thème crucial : comment piloter des collaborateurs éloignés géographiquement, auxquels on ne rendra que rarement visite ?
Les outils numériques vont vous aider à affronter sereinement ce nouveau challenge, mais il s’agit aussi d’adopter quelques règles de conduite.
Un premier contact en face à face
Il est indispensable de prendre un premier contact « présentiel », au moins dans les filiales et avec les équipes les plus importantes. Prévoyez de passer plusieurs jours, au moins deux jours consécutifs, pour chaque destination : c’est une nécessité pour mieux connaître vos interlocuteurs clés, mais aussi pour marquer d’entrée de jeu la considération que vous portez au travail qu’ils effectuent. Ce temps investi va aussi vous permettre de mettre en place les processus de communication et de reporting, à distance, qui vous feront ensuite gagner un temps précieux sur vos déplacements. Et quel que soit votre programme, précisez leur que vous n’êtes pas venus pour faire du tourisme !
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Des réunions digitales à cadrer avec précision
Aucun doute, le développement des solutions de communication à distance (webconférence, webréunions, Skype…) a fait le plus grand bien à la santé des managers offshore (et accessoirement à la planète). Finis les vols à répétitions, le jet lag, et les réunions expédiées – avec quel résultat ? - à Tunis, Abidjan ou pire, dans des bureaux de passage à l’aéroport de Larnaca pour cause d’avion à reprendre dans l’heure. Désormais, vous pouvez organiser des télés-réunions régulières, d’une fréquence à adapter en fonction des urgences du moment, avec les responsables locaux. En revanche vous devrez être encore plus rigoureux sur leurs programmes, le choix des participants, le respect des horaires.
Reporting, imposez votre patte - et éventuellement vos outils
Pour garder visibilité et contrôle sur les actions de vos collaborateurs distants, rien ne vaut des process de reporting homogènes au sein de votre département. Dans une grande entreprise, il est probable que les outils logiciels d’une gestion cohérente (compta, ERP, SIRH, CRM) soient déjà en place. Il vous suffira donc de vérifier le respect des règles « corporate ». Dans les plus petites structures, en l’absence d’outils, ce sera à vous de les choisir après discussion avec vos proches collaborateurs et d’en imposer l’usage. C’est un investissement qui vous fera éviter de nombreuses erreurs ou incompréhensions.
Conflits ou manquements : graduer son intervention
La gestion des conflits fait partie du quotidien des managers… mais comment faire quand plusieurs heures d’avion vous séparent ? Si vous sautez dans le premier vol, le remède peut-être pire que le mal. Vos collaborateurs pourraient y voir, au choix, un interventionnisme inutile, une sur-réaction de leur manager offshore, ou encore, ils se contenteront d’attendre votre décision au lieu de travailler d’arrache-pied à résoudre le problème. A vous d’instaurer une riposte graduée aux évènements, et de maîtriser les signaux que vous envoyez, depuis la téléconférence réunie d’urgence aux aurores (les leurs, pas les vôtres !) jusqu’à l’aller-retour express. Mais n’oubliez jamais que, vue de loin, votre attitude sera disséquée.
Recruter des équipes, le challenge ultime
Dans votre situation de manager à distance, le recrutement dans ces bureaux pose des difficultés supplémentaires : accès aux réseaux de recrutement adéquats, connaissance des formations et des diplômes locaux, compréhension de la culture de management, nécessité de se faire une opinion rapidement (pour limiter les déplacements), etc. Un défi très difficile à relever pour quelqu’un qui découvrirait le pays, ou l’entreprise, à cette occasion. Votre intervention doit se limiter au recrutement du responsable local qui doit être, pour sa part, en capacité de bien recruter. Appuyez-vous sur un cabinet de recrutement bien implanté localement, passez le temps qu’il faudra pour le briefer et bien faire comprendre vos besoins. La téléconférence vous permettra de sélectionner deux candidats pour le poste – dans l’idéal, payez-leur le déplacement jusqu’à vous : vous ne serez pas seul(e) à l’avoir rencontré(e).