Les bons formats pour les bonnes réunions

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Les réunions occupent les cadres plus d’un tiers de leur vie professionnelle. Si une réunion doit se fixer des objectifs précis pour être productive, elle doit aussi adopter le format adéquat. Une donnée essentielle trop souvent négligée.

La difficulté n’est pas de comprendre les idées nouvelles mais d’échapper aux idées anciennes, écrivait l’économiste Keynes. Une sage parole qui gagnerait à être davantage appliquée dans l’organisation des réunions professionnelles. Elles sont souvent trop longues, rébarbatives voire… soporifiques. Et parfois, trop courtes pour pouvoir aborder le sujet en profondeur. Mal conduites, elles ont un impact négatif, direct, sur les équipes.

Les formats de réunion ne manquent pas. L’application française Wisembly propose par exemple une palette d’idées de réunions collaboratives pour développer l’engagement des équipes : chats en live, vidéoconférences, partage de documents sur tablettes, réponse à des mini-quizz, ou encore visualisation de statistiques… tout l’arsenal de la réunion 2.0. Mais c’est d’abord de l’objectif de la réunion que doit découler le format retenu. Voici trois séries d’objectifs, et des formats qui leur correspondent.

Les réunions créatives pour stimuler l’envie et les idées

La réunion-promenade, ou walk and talk, consiste à marcher en groupe et de préférence à l’extérieur du lieu de travail. La démarche stimule la créativité mais ne doit pas dépasser le nombre de quatre collaborateurs. Elle fut inaugurée par Aristote et ses élèves.
La réunion quick brain, ou le brainstorming animé par un professionnel, développe les idées du groupe. La méthode exige cependant de disposer de l’équipe pendant au moins une heure et nécessite méthode et concentration.

Les réunions ludiques pour renforcer la dynamique et la cohésion du groupe :

La réunion debout, ou stand-up meeting, stimule mentalement et physiquement les collaborateurs afin d’éviter l’ennui. Il faudra ici adopter un format court (20 à 30 minutes) – décider vite est l’objectif de cette méthode d’origine militaire.
La réunion 100% ludique, ou team-building, proposant un jeu d’équipe dynamique afin de développer la cohésion du groupe.

Les réunions positives pour apaiser les tensions et favoriser la reconnaissance :

La réunion-remerciement, très populaire aux Etats-Unis, consiste à remercier l’ensemble des collaborateurs (pour leur disponibilité, leurs performances, leur ponctualité, leur bonne humeur…). Elle doit rester rare pour conserver son pouvoir de reconnaissance.
La réunion du penser positif consiste à énoncer l’ensemble des points relevant
du bon fonctionnement de l’entreprise. Les dysfonctionnements peuvent aussi être évoqués à condition qu’un argument positif soit mis en parallèle.

La liste n’est pas close : la vidéoconférence, les webinaires et les événements virtuels constituent de nouveaux canaux de réunion. Ils n’échappent pas à la règle générale : c’est l’objectif qui conditionne la forme, et pas l’inverse.

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