Réussir sa politique voyages

Politique de voyage en entreprise

S’il est indispensable de cadrer les déplacements professionnels pour éviter toute dérive et faire régner une équité consensuelle, les entreprises doivent trouver le bon dosage. La définition d’une politique voyage constitue un travail complexe, et l’utilisation d’outils adaptés à sa mise en œuvre peut s’avérer utile… voire indispensable !

Qu’est-ce qu’une PVE ?

Une Politique voyage d’entreprise (PVE) est un règlement intérieur qui régule l’organisation des voyages professionnels des collaborateurs. On en trouve dans tous les types d’entreprises, des grands groupes aux PME. Elle consiste notamment à définir :

  • Les règles relatives au confort : classe économique ou classe affaires, hôtel 2 ou 4 étoiles, etc.
  • Les règles relatives aux processus : l’anticipation dans la réservation des billets, une liste des compagnies autorisées ou proscrites, fournisseurs à privilégier, etc.

Savoir s’entourer

Le Travel Manager est en charge de définir et faire respecter la PVE au sein d’une entreprise. Mais celle-ci peut également travailler en collaboration avec une agence de voyage ou une TMC (Travel Management Company) spécialisée dans le voyage d’affaires. L’agence saura être force de proposition si l’activité évolue, par exemple : « Si l’entreprise souhaite conquérir de nouveaux marchés, il est possible que de nouvelles destinations apparaissent et que la fréquence des voyages augmente. Chez Egencia, notre spécialisation, c’est le voyage d’affaires. Nous nous attachons à développer des outils qui permettent de proposer des accords préférentiels répondant à ces nouveaux besoins, et qui participent au contrôle des coûts, même en période de développement », illustre Jérôme Fouque, Vice-Président Directeur Général d’Egencia France.

Maîtriser les coûts et le confort

Si la maîtrise des coûts est la première motivation d’une politique voyage, il faut faire attention à ne pas négliger le confort du voyageur. Assurer au collaborateur de bonnes conditions de voyage permet d’éviter le stress, la fatigue et les autres désagréments qui pourraient mettre en péril la réussite de sa mission. « La maîtrise des coûts n’est pas forcément synonyme de baisse de confort pour les voyageurs d’affaires. Au contraire : bien étudiée, la politique voyage est un levier d’économies et un moyen d’assurer le bien-être des collaborateurs en déplacement », considère Jérôme Fouque.

Diminuer le nombre de voyages ou leur durée peut être plus pertinent que de lésiner sur le confort, surtout à l’ère du numérique où les outils de réunion à distance sont performants. 74% des professionnels estiment que certains de leurs déplacements pourraient être remplacés par une visioconférence ou une conférence téléphonique !

S’équiper d’outils adaptés

Le self-booking tool : En 2016, 45% des entreprises considèrent que leurs efforts autour de la PVE doivent d’abord porter sur l’amélioration des processus : l’évaluation en amont de la pertinence et du coût d’un déplacement, la mise en place d’outils online, ou l’utilisation d’outils de moyens de paiement et de gestion des dépenses, par exemple. Miser sur des outils simples pour l’utilisateur est une bonne affaire, qui favorise le respect des règles. Si le voyageur dispose, en interne, d’outils aussi simples et intuitifs que ceux qu’il utilise dans sa vie privée, il appréciera de ne pas perdre de temps pour l’organisation de son voyage. Investissez dans un outil de réservation en ligne, un self-booking tool, qui centralise à la fois les réservations et les circuits d’approbation et de validation. Pensez à une manière de rendre leur utilisation ludique, les règles n’en seront que plus facilement suivies.

Carte corporate et carte logée : Les voyageurs sont souvent contraints à faire une avance de trésorerie, et beaucoup jugent que leur société ne leur facilite pas la gestion des frais de voyage. En réponse, la carte corporate est plébiscitée comme une solution pertinente par 78% de ses utilisateurs, car elle permet de faciliter la saisie des notes de frais. Outil encore plus intégré, la carte logée simplifie les transactions entre entreprises, agences de voyage et établissements bancaires, en dématérialisant l’ensemble de la prestation. Côté gestion, ces cartes permettent de mettre en évidence les pratiques contraires au règlement, mais aussi de mieux maîtriser le budget voyages.

Les outils peuvent aussi être utiles au cours du voyage : Accès en temps réel aux informations, système d’alertes des retards et changements d’horaires… autant d’éléments qui facilitent la vie du collaborateur en déplacement. Cela implique d’investir dans un outil simple d’usage et qui doit être compatible avec les différents supports utilisés par les collaborateurs, à titre professionnel comme personnel (ordinateurs, tablettes, mobiles).

En 2016, 82% des entreprises considèrent que grâce à leur PVE, les coûts sont sous contrôle. Le chiffre s’élève à 87% pour celles qui se sont équipées d’outils de réservation.

Impliquer le voyageur

Les entreprises sont désormais près de 50% à mesurer la satisfaction de leurs voyageurs (contre 45% en 2015), devenue un point essentiel dans la mise en place d’une PVE. La satisfaction est principalement abordée sous l’angle de la fluidité du parcours. En pratique, cela revient à optimiser l’utilisation du temps pour éviter toute inactivité : lieu de rendez-vous à proximité de l’hôtel, coordination des horaires, accès au Wifi pour les temps morts, ou encore l’accès à un lounge d’aéroport.

En résumé

3 points pour faire du voyage d’affaires un facteur d’économies pour l’entreprise, et de bien-être pour le collaborateur :

  • Préciser les conditions et les modalités de la PVE ;
  • Mettre en place des outils pour faciliter l’organisation et le respect de la PVE tout en permettant de recueillir les feedbacks des voyageurs ;
  • Limiter l’impact des déplacements professionnels sur les dépenses des salariés.

Pour aller plus loin : Étude OpinionWay pour Axys Consultants : « Les entreprises peuvent faire du voyage d’affaires un facteur de bien-être au travail en redonnant la parole au voyageur ». Juin 2016

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