La réunionite, ça se soigne

La réunionite aiguë

A en juger par la prolifération d’études sur la réunionite, il y a bien un problème : oui on se réunit trop dans les entreprises françaises, et surtout… pour pas grand-chose ! Pour autant, la réunion n’est pas à proscrire car elle peut s’avérer très profitable – à certaines conditions.

Une réunion sur deux ne sert à rien. Reste à savoir laquelle…

Les salariés du tertiaire passeraient en moyenne 4,5 heures par semaine en réunion, soit 3,4 semaines par an, d’après une enquête réalisée par OpinionWay en avril 2017 auprès d’un millier d’employés d’entreprises de 500 salariés et plus issus de divers secteurs. Le chiffre atteint près du double pour les cadres, avec 6,2 semaines par an. Mais l’étude révèle aussi que seules 52% de ces réunions sont jugées productives. Leurs participants regrettent notamment une absence d’ordre du jour ou d’objectif clairement défini.

Durée maximum : 52 minutes. Comme un épisode de série TV !

En 2015, un autre sondage, conduit cette fois en partenariat par Ifop et Wisembly sur les habitudes et le comportement des cadres en réunion, avait révélé que ces derniers décrochaient après 52 minutes. Or les réunions durent en moyenne 1 heure 19 minutes ! Ce sont donc 27 minutes qui seraient consommées en pure perte. D’après cette même enquête, les cadres les plus payés sont aussi les plus touchés par la réunionite. Et comme la nature a horreur du vide, 8 cadres sur 10 confient avoir une autre activité au cours de ces moments supposés d’échange (envoi de mails ou de sms, professionnels mais pas toujours).

Moralité : ne pas dépasser une heure, préciser la durée de la réunion, et la respecter. Dans beaucoup de grandes entreprises, le logiciel de gestion des salles de réunion ne permet pas de réservation au-delà de 60 minutes…

De bonnes pratiques à cultiver

Il ne s’agit pas de supprimer les réunions qui demeurent un outil privilégié de collaboration dans l’entreprise et d’échange d’expérience, mais de les rendre plus productives. Et pour cela, il faut prendre un certain nombre de précautions, à commencer par leur préparation en amont. Soignez l’ordre du jour ! Précis et limité à un sujet, il sera joint à l’invitation. Il convient également d’indiquer aux participants quel travail préalable ils auront à effectuer en vue de la réunion. Autre conseil : ne convier que les interlocuteurs indispensables, les autres se satisferont du compte rendu des échanges.

Le moment de la journée a aussi son importance : trop tôt le matin ou trop tôt le soir, et l’on met en danger l’équilibre vie privée-vie professionnelle. Après le déjeuner, les esprits risquent d’être ralentis par la digestion… Un peu de discipline ne nuit pas : n’hésitez pas à fermer la porte lorsque l’heure de débuter la séance aura sonné, les retardataires en seront pour leurs frais. On peut même demander aux participants de couper leur téléphone et leur ordinateur.

Boîte à meuh

C’est l’animateur – connu à l’avance – de la réunion qui fera respecter les règles, en s’aidant si besoin d’accessoires ludiques : minuteur, bâton de parole… Certaines entreprises usent même de boites à meuh pour signifier à leurs collègues qu’ils s’égarent… Et pour que la réunion ne reste pas vaine, penser à la conclure en précisant qui devra faire quoi dans la poursuite du projet. Un bref compte rendu adressé dans la foulée aux intéressés est indispensable. Et plutôt que de prévoir une prochaine réunion, pourquoi ne pas utiliser d’autres méthodes, tel qu’un questionnaire sous forme de mailing… ?

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