Le flex, bientôt un réflexe

Flex office

Flexibilité est le mot à la mode. Les entreprises la réclament pour embaucher, mais aussi pour organiser le travail de leurs collaborateurs. Point sur le phénomène flex.

« Le flex office ou desk sharing est une tendance forte depuis deux ans, d’ailleurs dans la quasi-totalité des projets d’aménagement des bureaux que nous suivons se pose la question de passer à un système de bureaux partagés, et dans un projet sur deux, cela aboutit » avance Olivier Cros, Directeur Workplace Strategy chez JLL. Le phénomène concerne tous les domaines d’activité du secteur des services.

L’open space, ringard ? Bienvenue dans sa version 3.0 : le flex office

Cet environnement moderne et sa nouvelle organisation dynamique illustrent la culture et les besoins de l’entreprise innovante : l’espace de travail découle d’une nouvelle grammaire spatiale. Il n’est plus aménagé par pôle et par équipe mais selon les tâches et l’ambiance recherchée pour les effectuer. On assiste à une reconnexion entre les surfaces et les usages : le travail n’a jamais été aussi collaboratif alors que les espaces sont encore à 90 % individuels.

Et le salarié dans tout ça ? Françoise Bronner étudie le rôle de l’espace de travail : « il faut remettre l’humain au cœur des préoccupations, car les travailleurs du savoir consacrent jusqu’à 80 % de leur temps à des activités collaboratives qui constituent un levier de performance ». Gustave Nicolas Fischer, professeur de psychologie sociale renchérit : « l’aménagement doit être abordé comme une pratique dans laquelle l’environnement de travail est traité non comme une technique mais aussi comme un système social ».

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Logique économique et dynamique managériale

L’entreprise mutualise les postes de travail en supprimant ceux qui sont inoccupés. Elle réalise des économies et peut affecter les surfaces gagnées à d’autres fonctions pour diversifier leurs environnements de travail. Ainsi Danone a transformé 40 % de postes de travail inoccupés en espaces conviviaux que l’on croyait réservés aux startups : coins salon, cuisine et salles à manger, salles de silence, espaces détente.

Le flex office casse les silos que l’organisation en services a pu créer. Les salariés sont de plus en plus interconnectés avec des membres d’autres pôles et peuvent se regrouper plus facilement. Une dynamique se crée : un collaborateur choisit son environnement en fonction des tâches à réaliser : chez lui pour réfléchir, en salle de réunion pour travailler en équipe, dans un espace dédié pour appeler son client. Le secrétaire général d’Accenture, Marc Thiollier explique avoir identifié 200 situations de travail pour ses collaborateurs et créé une quinzaine d’espaces qui leur correspondent.

Cette mise en commun de l’espace pose également la question de l’appartenance et du rapport à l’entreprise »

La position et la taille du bureau révèlent l’importance du collaborateur au sein de l’entreprise et ne plus posséder son espace peut être compliqué. Laisser une photo de ses enfants ou ses dossiers contribue à humaniser le rapport avec l’entreprise et se conforter inconsciemment sur l’idée qu’on y a bien sa place.

Du full flex au no desk, petit revue d‘organisation géographique

  • Le télétravail permet d’éviter les transports mais il n’est pas toujours évident à bien gérer ;
  • Les espaces de coworking poussent comme des champignons et attirent aussi bien les freelances que les startups de 30 personnes, rivalisant de créativité pour bâtir une communauté relationnelle ;
  • Le corpoworking consiste, comme à la Villa Bonne Nouvelle d’Orange, à accueillir, en plus des salariés de l’entreprise, des freelances, des entrepreneurs ou des startups innovantes pour développer une communauté ouverte ;
  • Avec le coworking café, ce sont des bistrots comme le Bon Coin, dans le 18ème arrondissement de Paris, qui vous accueillent pendant leurs heures creuses. L’ambiance est chaleureuse, le wifi performant et le café en prime ;
  • La location de bureau à la journée dans un centre d’affaires plus traditionnel reste toujours pratique, par exemple à proximité d’une gare ou d’un aéroport ;
  • Les particuliers, qui louent déjà leur appartement le weekend sur Airbnb, peuvent aussi les louer à des professionnels pour la journée, à un coût nettement inférieur.

Un flex office programmé – et réussi

Frédéric Bedin

Frédéric Bedin

En emménageant dans ses nouveaux bureaux en 2015, le Groupe de Communication Hopscotch a choisi de repenser complètement son organisation. Deux ans plus tard, Frédéric Bedin, Président du Directoire, dresse un premier bilan : « Cette nouvelle organisation en flex office a changé (en mieux) notre vie de tous les jours et amélioré le plaisir de travailler, seul ou ensemble.

Le fait de ne plus être attaché au mur par un fil de téléphone et un autre d’ordinateur, nous a rendu notre liberté de mouvement. Ne plus être enfermé dans des boites nous donne des perspectives au sens propre et figuré. Enfin nous avons l’opportunité de choisir des lieux de réunions, de concentrations, de vie en communauté, qui correspondent aux différents moments de la gestion d’un projet et de la vie quotidienne ».

 

Un flex office pour dépanner – et réussi

Joëlle Knapen

Joëlle Knapen

Cette année Carrenet, un intégrateur CRM, a embauché 14 collaborateurs, et l’espace devient rare. En attendant un prochain déménagement, l’entreprise a dû s’organiser, explique François Papon, son Président : « Pour nous, le flex office n’a pas été une philosophie, mais une obligation. La dizaine de consultants – qui passent environ la moitié de leur temps en dehors de l’entreprise – ne disposent plus d’un bureau dédié. Nous avons harmonisé leurs ordinateurs portables de sorte qu’ils puissent tous se brancher sur les stations d’accueil qui équipent les bureaux disponibles. » Joëlle Knapen, chef de projet, précise : « Les plus anciens ont tendance à s’installer toujours à la même place. Mais je constate que les équipes (consultant, chef de projet, développeur) qui se constituent en fonction des projets en mode agile, collaborent plus facilement avec cette nouvelle organisation. Alors, lorsque nous serons dans nos nouveaux locaux, pourquoi ne pas continuer en flex ? ».

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