Les notes de frais n'ont jamais figuré en tête des tâches favorites, ni de leurs émetteurs, ni de leurs gestionnaires, et moins encore des comptables. Point sur les règles en vigueur, et sur de nouvelles possibilités intéressantes pour tout le monde.
Les employeurs doivent prendre en charge les frais engagés par leurs collaborateurs dans l’exercice de leurs fonctions. Pour ce faire, deux solutions : soit ils remboursent les frais réels, soit ils versent une allocation forfaitaire. Ce choix doit être mentionné dans le contrat de travail. Dans la première hypothèse, le collaborateur doit fournir des notes de frais, justificatifs à l’appui.
Pour être considérés comme professionnels, les frais doivent être inhérents à l’emploi occupé par le collaborateur. Les frais de restauration peuvent, à ce titre, être pris en charge par l’entreprise, lorsqu’ils sont engagés à l’occasion d’un déplacement du collaborateur dans le cadre de ses fonctions, dans le cadre de l'invitation d'un client, et bien entendu "dans la limite du raisonnable"… De même, si l’éloignement occasionné par ce déplacement est tel que le salarié doive dormir sur place, il pourra se faire rembourser ses frais d’hébergement (hôtel, location meublée…), et de voyage (billets de train, d’avion, de taxi, location de voiture, mais aussi frais d’essence, moyennant un barème d’indemnités kilométriques, s’il a utilisé son véhicule personnel). A noter que depuis l’ordonnance du 22 septembre 2017, l’entreprise n’a plus à prendre en charge les frais professionnels de ses collaborateurs en télétravail.
Formalisme… et découragement
La note de frais est obligatoire lorsque l’entreprise opte pour un remboursement des frais au réel. Le collaborateur doit alors détailler chacune de ses dépenses d’ordre professionnel sur une fiche (hébergement, repas, déplacement…) et y joindre tous les justificatifs correspondant (factures, reçus…). Cette note de frais peut être établie sous format papier ou digital. Le collaborateur doit veiller à produire l’ensemble des documents dans les délais fixés par son entreprise, au risque de ne pouvoir se faire rembourser.
Les notes de frais doivent être d’autant plus détaillées qu’elles peuvent être contrôlées par l’URSSAF. Leurs remboursements sont en effet exonérés de cotisations sociales, à condition de respecter certains seuils et barèmes et de pouvoir en justifier. Pour limiter les risques de litige tant avec cet organisme, qu’entre l'entreprise et son collaborateur, les notes de frais prennent le plus souvent la forme d'un tableau indiquant la date, le montant et la description des frais (nature de la mission qui a occasionné le déplacement…).
Le respect de ce formalisme peut être fastidieux. Une étude internationale conduite en 2015 a révélé que, du fait de la mauvaise qualité générale des processus de remboursement, certains employés finissaient par ne pas réclamer le remboursement de leurs frais. Ils en étaient ainsi, chaque année, de 212 euros de leur poche. Un sondage plus récent d’Opinion Way, réalisé en septembre 2017, nous apprenait qu’un salarié français sur cinq consacrerait plus de 30 minutes à la gestion de chacune de ses notes de frais, dès lors qu’elles comportent plusieurs lignes…
Une gestion des notes de frais plus facile grâce aux outils digitaux
Heureusement, la dématérialisation est venue changer la donne. L’entreprise peut fournir une carte de paiement professionnelle aux collaborateurs qui partent le plus souvent en mission, ce qui leur évitera d’avoir à faire l’avance de leurs frais, facilitera leur mobilité, mais aussi la traçabilité de leurs dépenses. On usera de son smartphone pour photographier, conserver et transmettre tous ces reçus, tickets et factures d’hôtel, qu’il est si facile d’égarer.
Plus d’une dizaine d’applications mobiles offrent aujourd’hui des services d'automatisation de la gestion de frais : Cleemy, Concur, Evoliz, Expensify, Jenji, N2F, Onexpense, Rydoo, Spendesk, Izyfrais… et naturellement Edenred, avec Business Edenred, une carte de paiement paramétrable et prépayée pour régler toutes ses dépenses professionnelles.
Une solution comme Business Edenred offre de nombreux d'avantages :
- Pour son utilisateur, auquel elle permet de regrouper toutes les dépenses sur une seule carte, en n'avançant pas les frais,
- Pour le gestionnaire auquel elle permet de paramétrer les cartes en fonction des règles de dépenses internes à l'entreprise, plafonds de dépenses, catégories de commerçants acceptés, jours et heures d'utilisation…, avec des rapports pour suivre et visualiser rapidement les typologies de frais.
- Pour la compta, une fois le flux de données intégré avec la solution logicielle employée - pas de re-saisie des montants, et disponibilité des pièces numérisées.
Les méthodes modernes de gestion des notes de frais vont bientôt reléguer au rang d'antiquités les feuilles volantes et leurs "petits papiers" agraphés à la hâte, qui faisaient le désespoir des comptables. De quoi réserver à des cas très particuliers l'autre possibilité offerte à l'employeur : l’allocation globale forfaitaire. Une méthode qui entraîne le remboursement automatique du collaborateur, à concurrence d’un montant fixe et récurrent, qui doit être le même pour un même poste ou la même catégorie socioprofessionnelle. Et qui a la réputation d'attirer l'intérêt de l’URSSAF…