10 idées pour manager une équipe virtuelle

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Le management d’une équipe à distance, c’est bien… mais cela nécessite un certain savoir-faire ! 10 règles de conduite pour être efficace à court et moyen terme.

Oui, les outils numériques facilitent les contacts en permettant notamment de réunir des collaborateurs de régions et de pays différents, sans avoir à se déplacer. Du temps gagné, et un bilan carbone amélioré ! Mais un fossé demeure avec des relations humaines classiques, en face à face. Pour sa 5èmeenquête ‘Global Virtual Teamwork Survey’, le cabinet de conseil RW3 Culturewizard a interrogé 1620 managers issus de 90 pays différents. Principale conclusion : la qualité de la collaboration dépend des personnes impliquées, et les technologies ne changent rien à l’affaire ! Alors, comment gérer au mieux et durablement une équipe virtuelle ?

1 – Définir une méthode de travail partagée

Une bonne part du succès d’une équipe virtuelle repose sur la fluidité de la communication entre ses membres. Il est donc impératif de mettre en place des processus qui garantissent transparence, clarté, efficacité dans les échanges, donc dans le travail. Par exemple, il faut s’assurer que les informations importantes sont bien transmises et de manière fiable.

Vous pouvez construire ensemble un tableau de bord et une charte de fonctionnement qui fixeront les règles du jeu en matière d’échanges de documents, d’organisation des réunions, de canaux de discussion, de délais de réponse, etc.

2 – Fixer des objectifs clairs

Quels sont les objectifs ? Qui fait quoi ? De quelle façon ? Avec qui ? La dimension virtuelle de l’équipe oblige à encore plus de rigueur dans la définition des objectifs et les moyens pour les atteindre. C’est vrai aussi bien pour le quotidien que pour des opérations plus exceptionnelles comme le lancement d’un produit ou d’un projet d’entreprise.

Cela suppose de fixer des points d’étape réguliers, collectifs et individuels, pour s’assurer que tout le monde avance dans la même direction.

3 – Sélectionner les participants

Tout le monde n’est pas apte à travailler dans une équipe virtuelle. Cela suppose de disposer d’une certaine maturité, d’avoir le sens du travail collectif, d’être capable de se soutenir mutuellement, de s’organiser, de faire preuve d’initiative, et de partager l’information. Le rôle du manager s’avère crucial pour développer ces compétences chez les moins entrainés.

4 – Instaurer un climat de confiance

Distance peut rimer avec défiance. Il peut être difficile d’asseoir son leadership dans des relations virtuelles qui font intervenir des collaborateurs dispersés sur des sites différents. D’où l’importance d’instaurer des relations de confiance, de préférence en amont de toute rencontre collective.

5 – Etre crédible

Mettre de l’émulation dans une équipe virtuelle suppose d’être soi-même à l’aise et exemplaire dans l’exercice. On perdrait vite sa crédibilité en laissant paraître que l’on est pas, soi-même, familiarisé avec les réunions en ligne… Le mieux est de s’entraîner en amont, y compris à l’usage des outils choisis. Et de respecter les règles du jeu que vous vous êtes fixées !

6 – Impliquer tout le monde dans les discussions

Dans une équipe virtuelle, il est souvent plus difficile de participer lorsqu’on souffre d’inhibition. Il existe un réel risque de laisser certains collaborateurs au bord du chemin ou tout au moins de ne pas profiter pleinement de leur potentiel, car ils se cachent derrière leur discrétion. Il est donc important de créer les conditions pour que chacun puisse exprimer son potentiel, et être valorisé par le travail d’équipe.

7 – Conserver des liens individuels

Justement parce que chaque collaborateur d’une équipe virtuelle est souvent isolé, le manager doit prendre soin de maintenir un contact individuel avec chacun d’entre eux. Un point téléphonique régulier, des messages électroniques, les moyens ne manquent pas pour garder un lien direct qui humanise la relation.

8 – Sélectionner les bons outils

Les outils de travail collaboratifs ne manquent pas. Encore faut-il sélectionner ceux qui sont les mieux adaptés à vos objectifs et à vos projets. N’hésitez pas à les tester avec votre équipe pour adopter ceux qui vous conviennent le mieux. D’une manière générale, il est nécessaire de disposer de moyens qui permettent de communiquer de manière synchrone, comme la vidéoconférence, et de visualiser les sujets : écrans partagés, tableaux interactifs.

9 – Privilégier des réunions courtes

Les réunions en ligne supportent très mal le bavardage ou les digressions. Mieux vaut donc bien cadrer leur contenu et leur durée. Davantage encore qu’en présentiel, la réunion virtuelle nécessite que quelqu’un distribue la parole de façon très rigoureuse pour éviter que les interlocuteurs ne s’interrompent – à la manière d’un journaliste aux commandes des matinales de radio. L’un des intérêts du virtuel, c’est qu’il oblige à s’écouter sous peine de créer un brouhaha inaudible !

10 – Sortir du virtuel

De temps à autre, il est bon de réunir l’équipe physiquement, notamment pour un moment convivial. Cela permet de créer des liens plus étroits, de resserrer l’équipe, d’échanger plus librement, de laisser s’exprimer les personnalités dans un cadre moins rigoureux. Pourquoi pas un déjeuner en commun ?

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