Mais comment faisait-on avant les cartes carburant ?

cartes carburant

Se concentrer sur son rendez-vous plutôt que rassembler ses tickets de paiement, et ne pas perdre son temps avec les notes de frais. Disposer d’une facture centralisée par mois et par collaborateur, et ouvrir de nouvelles pistes de responsabilisation des conducteurs. Les cartes carburant accumulent les avantages pour les utilisateurs comme pour les gestionnaires.

Pour les collaborateurs qui utilisent régulièrement un véhicule d’entreprise, la collecte et la conservation des factures et des tickets exige une vraie discipline au quotidien. Faire le plein, payer les péages, laver la voiture, procéder aux entretiens, régler les parkings, autant d’actes anodins qui génèrent un travail supplémentaire : produire ses notes de frais accompagnées de tous leurs justificatifs. Sans oublier parfois une part de stress en plus, comme quand un automate ne délivre plus de reçu pour une raison indéterminée, ou que l’automobiliste qui vous suit manque de patience et contraint à remettre à plus tard le rangement du ticket d’autoroute ! On comprend aisément le succès des cartes-carburant, surtout quand elles apportent un service complet.

Plus besoin de notes de frais !

Car les cartes carburant ont beaucoup évolué. D’abord limitées à un seul réseau pétrolier, elles peuvent aujourd’hui offrir un accès multi-enseignes, y compris aux stations discount. Elles permettent de régler son plein aussi bien que d’autres frais relatifs aux déplacements : les péages, les parkings, l’entretien, le nettoyage du véhicule, etc. Le tout sans avoir à entasser les notes et les tickets dans une enveloppe, dans la boîte à gants, dans le vide-poche, ou dans son portefeuille… Ni craindre d’en égarer. Car toutes les dépenses sont centralisées et rassemblées dans une facture mensuelle unique et détaillée, dont les indications font foi.

Ainsi, non seulement le conducteur n’a pas à faire l’avance de ses frais automobiles quotidiens, mais il n’a plus à recueillir, à conserver, à décrire et à transmettre les tickets correspondants. La mal-aimée corvée des notes de frais se trouve allégée d’autant ! Et le conducteur n’est pas le seul à s’en réjouir.

Moins chronophage pour la compta

Le comptable qui prétendrait apprécier de saisir les notes de frais des collaborateurs serait en effet… un masochiste. L’utilisation des cartes carburant lui permet de bénéficier d’une centralisation de tous les frais du mois, regroupés sur une facture unique. Et une pièce à saisir c’est beaucoup mieux que 50, 100, ou plus… multipliées par le nombre de conducteurs ! De quoi aussi éviter les erreurs et leur correction.

Plus besoin de courir après les tickets manquants, gestion et récupération de la TVA facilitée, et une seule écriture bancaire par mois pour l’ensemble du poste : voilà beaucoup de temps gagné que l’on pourra consacrer à des travaux nettement plus productifs… et autrement plus intéressants.

Sûr et transparent

Plutôt que de devoir opérer un contrôle systématique à posteriori, le système permet de régler au préalable les paramètres de la carte pour chaque bénéficiaire : plafond mensuel de consommation ou de prélèvements, type de carburant autorisé, zone géographique, usage de la carte limitée aux jours ouvrés, etc. Le tout s’effectue depuis une plate-forme en ligne.

Sur cette même plate-forme, le responsable dispose des relevés individuels des opérations. Il peut y visualiser les consommations moyennes et individuelles, mais aussi connaître les échéances de maintenance des véhicules, ou repérer un problème mécanique en cas de surconsommation relative, par exemple.

Un levier pour une mobilité durable

Le suivi des consommations constitue un puissant moyen de sensibilisation des conducteurs. « Quand on révèle un tableau avec les consommations de chacun, la régulation est quasi automatique », déclarait Jean-Jacques Buire, consultant expert en flotte d’entreprise [1]. Pourquoi ne pas accélérer le processus par un challenge qui sera d’autant plus impliquant qu’il intègrera les situations propres à chaque collaborateur ?

Comment peut-on encore se passer des cartes-carburants ? On pourrait se le demander, face à leurs nombreux avantages, tant pour les conducteurs que pour les gestionnaires. Reste à bien la choisir. La qualité du réseau – pas question de devoir parcourir 20 ou 50 kilomètres de plus pour faire le plein – est évidemment clé, mais la qualité des services apportés ne l’est pas moins. A commencer par la plate-forme en ligne pour les sédentaires, et l’application Smartphone pour les mobiles !

Pour aller plus loin, téléchargez le guide de la mobilité durable :

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[1] Chefs d’Entreprise, 12 Mai 2014

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