Faire ses notes de frais quand on est sur la route

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 [Vidéo] En déplacement professionnel, il y a suffisamment à faire comme ça pour ne pas consacrer une demie-heure à ses notes de frais ! Comment la dématérialisation change la donne.

Il y a beaucoup à faire quand on est sur la route

Commerciaux et techniciens, nombreux sont les collaborateurs qui passent beaucoup de temps sur la route. Chaque année, on compte ainsi pas moins de 64,6 milliards de déplacements, d’une longueur moyenne de 25 kilomètres[1]. Des trajets qui occupent une place importante dans une vie professionnelle nomade !

Prendre la route ne se limite pas à prendre le volant. Il faut aussi trouver son chemin – tout particulièrement dans des zones d’activités aux adresses souvent facétieuses, plus ou moins bien couvertes par les GPS. Réfléchir au rendez-vous qui vient de s’achever ou penser au chantier suivant, trouver un bon endroit où se restaurer, écrire ses comptes-rendus, rester en contact avec le siège… et conduire sa voiture sans risquer ses points : il y a beaucoup à faire.

Sans oublier de préparer ses notes de frais !

Les déplacements entraînent de multiples dépenses, pour lesquelles il va falloir produire des justificatifs. Notes de restaurant, factures d’hôtel, frais d’essence ou IK, transports, taxis, péages… les comptes s’allongent vite. Selon un sondage Opinion Way de septembre 2017, les salariés français qui se déplacent souvent consacrent en moyenne une demie heure à préparer leur note de frais.

Pire : parce qu’ils ont égaré les tickets – ou parce qu’ils en oublient, ces mêmes collaborateurs sacrifient chaque année en moyenne la coquette somme de 212 euros[2]à des frais qui ne seront pas remboursés par leur entreprise faute de justificatifs. Dommage…

Il est temps de dématérialiser

Les cartes de paiement professionnelles renvoient au siècle dernier les feuilles Excel et leurs piles de « petits papiers » redoutés des comptables. Elles évitent aux collaborateurs de faire l’avance des frais, et offrent une traçabilité précise des dépenses. Les photos des justificatifs, réalisées avec son Smartphone, suffisent à documenter le détail mensuel des dépenses fourni par l’opérateur de la carte.

Côté compta, une fois le flux de données intégré avec le logiciel de gestion, la tâche est largement facilitée : pas besoin de re-saisir les montants (avec les risques d’erreurs correspondantes), affectation automatique et visualisation immédiate des pièces numérisées. Fin de la corvée !

 

[1]Source : GART – Association Entreprises pour l’environnement

[2]Etude Ruigrok-NetPanel, 2015

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