Objectif : zéro mail

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Eric Martos, responsable groupe de la transformation des ressources humaines, nous explique comment le groupe Atos est parvenu à réduire de près de 60 % le nombre de mails.

Manager Attitude : Dans quel contexte s’inscrit le programme Zéro mail d’Atos ?

Eric Martos, Atos : le projet s’inscrit dans un programme plus large qui vise à transformer les habitudes de travail chez Atos. Nous avons notamment mené une réflexion sur le poste de travail virtuel. Comme beaucoup, nous avons pris conscience du nombre de messages mail, du temps passé à les lire et à y répondre. Sans compter la pollution des mails dont on ne devrait pas être destinataire. Et en février 2011, nous nous sommes fixés l’objectif d’être la première entreprise mondiale à ne plus utiliser de mails en interne à l’horizon 2014.

M.A. : Comment avez-vous procédé ?

A.M. : Nous avons transféré l’ensemble des échanges internes sur un réseau social d’entreprise, un peu comme un particulier qui passerait du mail à Facebook. Cela apporte une dimension collaborative qui correspond bien mieux aux méthodes de travail actuelles.

Des communautés se créent autour de centres d’intérêts, d’expertises, de projets… Les informations se partagent transversalement. Et l’on passe d’un mode de communication où l’on subit l’arrivée des mails, à un mode proactif où l’on va chercher l’information utile.

M.A. : Concrètement, comment cela s’est passé ?

A.M. : Nous avons mis en place un outil, qui s’appelle Bluekiwi. La partie technique était assez simple. La plus grande partie du travail a porté sur l’accompagnement des collaborateurs, pour faire évoluer les comportements individuels, collectifs et managériaux.

Les échanges collaboratifs transforment les managers en animateurs

Nous nous sommes appuyés sur réseau de quelques 3,500 ambassadeurs, qui ont joué les rôles d’expert et de pédagogue dans tous les pays où Atos est présent. À cela s’est ajouté un réseau d’agents du changement qui ont formé les collaborateurs et communiqué sur les différents outils. Nous avons publié un livre blanc, et lancé une campagne d’affichage.

Nous avons également beaucoup travaillé auprès du management. En effet, les échanges collaboratifs transforment les managers en leaders d’équipe, en animateurs. Pour distiller de la valeur au sein de chaque communauté, et la récupérer, il faut améliorer la transparence et renforcer la confiance donnée aux collaborateur. Autant de changements que chaque manager doit garder à l’esprit.

La dimension internationale d’Atos nous a aidé à mener à bien cette transformation, car nous avons pu capitaliser sur les expériences des pays les plus avancés dans le domaine des réseaux sociaux, comme les Etats-Unis ou les pays nordiques.

Enfin, un nouveaux métier est apparu dans notre organisation : les community managers. Ce sont eux qui évaluent la pertinence et la valeur ajoutée des communautés que chaque collaborateur peut proposer, et qui les animent.

M.A. : Quel bilan tirez-vous de cette initiative ?

Le volume de courrier électronique est déjà réduit de plus de moitié

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Eric Martos

A.M. : Aujourd’hui, Atos compte plus de 9,000 communautés à travers le monde. Les échanges apportent une vraie valeur ajoutée. Les communautés les plus actives ont permis de réduire de près de 80 % les mails. Pour l’ensemble des 16,000 collaborateurs du groupe, nous évaluons la réduction du volume de courrier électronique entre 50 et 60 %. Nous avons été récompensés par le prix Forrester de l’excellence dans les réseaux sociaux. Et aujourd’hui, nous commençons à créer des communautés avec nos clients et partenaires.

 

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